INSFP ES-SENIA

MODULE : TECHNIQUE D’EXPRESSION

INTITULE DU CHAPITRE LE MESSAGE A CARACTERE PROFESSIONNEL TITRE : LA NOTE administrative

 

1-   Définition :

 

   Pour les communication au sein de l’entreprise, que ces communications s’adressent à une personne, à un service, à une catégorie de personne, voir a l’ensemble du personnel et, spécialement lorsqu’il s’agit de transmettre des instruction, des informations, selon une hiérarchie descendante, le moyen normal est la note elle remplace la lettre dans presque tous les cas où le destinataire et le signataire appartiennent à la même collectivité de travail.

      C’est un document administratif d’ordre interne c’est-à-dire qui circule à l’intérieur d’une même unité administrative et qui traite d’une affaire courante.

Elle est destinée :

·     à un supérieur hiérarchique ou à un autre service, soit pour résumer des dossiers ou des documents, soit pour faire le point sur une question à expliciter.

·    A un subordonné pour donner des indicatifs sur un travail à réaliser.

      La note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.

Dans la mesure ou elle est destinée à l’information, la note doit être brève: son but est de faire gagner du temps au lecteur: elle doit résumer de façon synthétique l’ensemble de la question; logique: elle doit situer le problème, exposer clairement les arguments ou les faits, les discuter et conclure en proposant des solutions aux problèmes évoqués. La note sert aussi dans les relations entre services.

La note ne comporte pas de formule de politesse.

Elle ne suppose pas de connaissances spécialisées, mais un savoir-faire qui peut s’acquérir par l’entraînement. Cette épreuve exige des qualités :

§        D’analyse il faut dégager les idées essentielles en sachant lire rapidement des textes parfois techniques.

§        De synthèse il faut être concis et efficace, sans perdre de vue le sujet.

§        De logique: il faut rédiger l’ensemble de façons cohérente, c’est — à dire mettre en forme ses idées selon un plan logique et structuré.

       Les faits, les situations qui peuvent donner Lieu à la rédaction de notes sont les plus divers : modification d’un horaire de travail, consigne en cas d’incendie, ouverture d’une cantine et conditions d’accès, règles à suivre pour la réception des marchandises des fournisseurs, notification d’une mutation de service.               

2- Présentation du document :

       La note obéit aux règles communes aux autres documents administratifs. Les mentions habituelles figurent (timbre, objet, référence), le lieu et la date seul le libellé de la suscription change. Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire qualifié par son titre. Exemple sur la formule de présentation: Note à l’attention de.......

3- Les différents types de notes :

3-1- note correspondance : Le terme « note correspondance » n’existe pas dans le langage administratif; toutefois, sa pratique est courante, autant que celle des lettres. Il convient de définir ces notes correspondance qui sont simplement appelées notes dans l’administration. Toutefois, lorsque l’on doit s’adresser à un collègue, supérieur hiérarchique ou un subordonné, à l’intérieur d’une même administration (un même ministère), on emploie la note : Document d’ordre interne, circulant suivant la voie hiérarchique, il est très utilisé dans l’administration. Cette note, ayant l’aspect d’une lettre, est généralement courte et commence par la mention «Note à l’intention de... ». La voie hiérarchique est indiquée par la qualité du récepteur.

3-2 -  La note de synthèse : La note administrative comme la note de synthèse consiste à dégager d’un dossier, en réponse à une question posée, les éléments essentiels qui doit ensuite être présentés de manière cohérente pour être utiles au lecteur.

 

La note administrative est constituée uniquement de documents administratifs (lois, décrets, arrêtés, circulaires..) alors que la note de synthèse comporte des documents plus hétéroclite (articles de revues spécialisées, articles de presse grand public, notes études...) La note administrative à une finalité pratique, elle a un destinataire désigné.

Bien que le libellé de ce sujet demande la rédaction d’une note de synthèse, il s’agit bien ici de rédiger une note administrative le destinataire de la note est bien précisé, la note constitue un document opérationnel, directement utilisable par l’autorité à qui elle est destinée.

La note de synthèse constitue une aide à la décision le supérieur hiérarchique doit pouvoir prendre position en parfaite connaissance de cause, en suivant ou non les avis qui peuvent être exprimés par le rédacteur.

Exemple :

§  Vous rédigerez une note de synthèse sur le phénomène des sectes en France.

§  Vous rédigerez une note exposant les problèmes actuels de la marine marchande.

§  A laide des documents ci-joints, vous rédigerez une note sur les enfants maltraités et les solutions susceptibles d’être apportées à ce problème.

En situation professionnelle, et qui! s’agisse d’une -note administrative ou dune note de synthèse, la note est un document d’ordre interne, traitant une affaire courante, adressée soit à un supérieur, soit à un subordonné, soit à un collègue. Dans la pratique quotidienne, elle peut être destinée à accompagner un document où à venir à l’appui d’une décision (lettre ou arrêté de refus par exemple) que l’on soumet à son supérieur. Dans ce cas, la note sert à justifier, argumenter, étayer les éléments de la décision qui a été proposé. Mais souvent, elle est rédigée à la demande d’une autorité supérieure, dans ce cas, comme en situation de concours, elle sert à informer, permet la réflexion et aide à la décision.

 

3-3 - La note explicative : reprend un sujet déjà traité et y ajoute des explications. Elle sert : À donner au destinataire des précisions qui lui permettront d’agir.

3-4- note impérative : plus directe et plus sèche que la note explicative, constate des erreurs ou des manquements.

3-5-  La note de service :

Comme son nom l’indique, la note de service est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de celui-ci. Ces instructions restent applicables tant que leur objet subsiste ou jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger. Par exemple, on diffusera une note de service pour fixer les heures d’entrée et de sortie des bureaux, le régime des congés.

On appellera également notes de services les notes d’instructions donnant des directives circonstancielles lorsque celle-ci sont d’application collective et bien que leur portée soit plus limitée dans le temps.

La note de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un service ou seulement à une partie de celui-ci. Elle peut être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à l’attention de ses propres subordonnés.

Elle devrait  lorsque l’on a le souci d’une bonne organisation du service, être conservée et classée dans un recueil des instructions permanentes : Ce recueil dont le plan d’ensemble aura été établi à l’avance, comportera différentes rubriques codifiées. Chaque note de service portera un numéro d’identification ou un sigle correspondant au plan de classement du recueil et un numéro chronologique favorisant son insertion dans la partie correspondant à son objet dans le recueil.

Ce recueil permet ainsi d’avoir sous la main, pour une consultation rapide, l’ensemble des règles permanentes concernant l’organisation et le fonctionnement du service.

3-5-1 Présentation de la note de service: Etablie sur papier libre ou à en-tête du service, la note de service comporte l’essentiel des mentions étudiées à propos de la lettre entre services et avec la même disposition.

On trouve ainsi : ·  L’en-tête.

 ·  Le lieu et la date d’enregistrement du document, comme pour un acte réglementaire, Ou en haut et à droite de la première page comme pour une lettre;

·        Le numéro d’enregistrement qui peut être placé sous le timbre, ou être incorporé au titre; il peut également être suivi de la date et de l’objet, ce numéro peut être celui de la note de service ou en être distinct

·        Le titre : NOTE DE SERVICE est dactylographié au milieu de la ligne, en majuscules, soit seul, soit suivi du numéro d’enregistrement, de la date éventuellement de l’objet ainsi que nous venons de l’indiquer.

La suscription n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à l’ensemble du personnel, dans le cas contraire elle mentionnera la qualité des destinataires concernées (exemple A MM, les chefs de services) qui reçoivent la note de service « pour attribution ». Elle peut aussi être adressée « pour information» à d’autres personnes non directement concernées par son application.

·        Le corps du texte d’une note de service est soumis aux règles générales de la rédaction administrative. Le style, toutefois, exprimera plus nettement l’autorité du signataire et sera en même temps plus impersonnel pour marquer la permanence des instructions données.

4- La rédaction de la note :

Une fois le plan élaboré, on rédigera, au brouillon, l’introduction celui-ci doit être particulièrement soignée car elle permet au lecteur de repérer tout de suite si le récepteur a bien compris le sujet, la notre devra ensuite être rédigée directement au propre.

La présentation doit être soignée, l’ensemble aéré en travaillant les paragraphes, et un espace sera laissé entre les différentes parties du développement.

Il faut soignée le style les mots et phrase de liaison le lecteur doit percevoir la progression du raisonnement.

Les phrases doivent être courts, construits simplement sujets, verbe, complément, sans lourdeurs, digressions ni répétitions.

Il faut prendre le temps de relire pour corriger les éventuel les fautes d’orthographe ou de ponctuation.

Les liaisons peuvent être :

·        Des liaisons simples que sont:

·        La ponctuation.

·        Les petits mots de liaison.

Exemples :    d’une part D’autre part; - en effet. - en outre. - par ailleurs. -  néanmoins. – Cependant.

 ·      Les liaisons dites « élaborées ».

    ·     La liaison élaborée est des phrases de liaison utilisée à certaines étapes de la note.

La conclusion de la note, elle n’est pas toujours nécessaire, tout dépend de la nature du sujet.

Cependant elle est souhaitable elle permet de clore le sujet de façon élégante.

Elle doit boucler le sujet, en aucun cas elle ne doit le relancer, ni présenter de nouvelles idées, ni ouvrir le débat.