|
|
INTRODUCTION
- Soit pour un fonctionnaire subordonné de donner à l’autorité investie du pouvoir de décision toutes informations permettant à cette autorité de prendre une décision en toute connaissance de cause ;
- Soit de donner connaissance à un autre fonctionnaire d’un grade égal, inférieur ou supérieur des éléments qui peuvent lui être utiles dans l’exercice de ses fonctions.
Elle se distingue du compte rendu hiérarchique et du rapport par sa brièveté, elle ne doit se rapporter qu’à un seul point.
La tache de la note et :
Ø Note à l’attention de M. X.
Quand la note est adressée par un fonctionnaire subordonné à un fonctionnaire supérieur.
Ø Note pour M. X.
Quand la note est adressée par un fonctionnaire à un fonctionnaire de grade égal ou inférieur.
Rédaction :
La rédaction de la note est fonction de la personnalité à qui elle est adressée.
Le style doit en être simple, clair, précis, objectif.
Il ne s’agit pas de faire de la littérature ou de rechercher des effets. On évitera d’enfoncer des portes ouvertes, d’énumérer des textes ou des faits qui doivent être parfaitement connus du destinataire.
Le plan en sera des plus simples :
Dans une ou deux phrases d’introduction on énoncera succinctement l’objet de la note et les raisons qui la justifient.
Une première partie sera consacrée à l’exposé des fait, une seconde aux diverses solutions possibles avec leurs avantages et leurs inconvénients se limitant aux éléments déterminants.
Dans la conclusion, on proposera la solution qui paraîtra la meilleure. Ce pourra être par exemple :
- La constitution d’un groupe de travail,
- L’ouverture d’une enquête,
- La consultation d’élus, de responsables professionnels ou de techniciens,
- La rédaction d’un texte,
- L’ouverture d’un crédit,
- La mutation d’un fonctionnaire,
- L’achat d’un équipement,……etc.
|
Langage clair
Le langage clair, ou simple, est un ensemble de principes qui visent à assurer la clarté de la langue écrite. Ces principes touchent des points tels la longueur et la structure des phrases, l'utilisation des titres et des caractères et les blancs.
Règlement
Règles visant la conduite de certaines questions en vertu d'une loi, comme le Règlement sur la sécurité et la santé au travail en vertu du Code canadien du travail, ou en vertu de directives émanant de la direction d'une organisation.
Tâche
Tout travail qui doit être exécuté. Une tâche peut être divisée en parties ou étapes plus petites (sous-tâches).
Dimension: 1. Longueur du texte à rédiger et but de la rédaction
|
- |
Moins d'un paragraphe |
|||
|
- |
Les écrits visent à organiser, à prendre note ou à informer. |
|||
|
- |
Ecrits courts d'un paragraphe ou plus, utilisés à diverses fins. |
|||
|
-
|
Ecrits longs ou courts pour informer, expliquer, demander des renseignements, exprimer une opinion ou fournir des instructions. |
|||
|
- |
Documents longs, présentant des renseigne ments importants, et pouvant comporter une comparaison ou une analyse. |
|||
|
- |
La tâche de rédaction peut consister à faire des recommandations. |
|||
|
- |
Documents longs présentant une évaluation ou une critique habituellement accompagnée de recommandations. |
|||
|
- |
La tâche consiste à rédiger des documents de diverses longueurs qui exigent de l'originalité et de l'efficacité |
|||
Dimension: 2. Style et structure
|
- |
Ecrits sans caractère officiel pour un petit public connu - habituellement des collègues. |
|||
|
- |
Documents qui sont rédigés suivant un format préétabli ou dont la présentation a peu d'importance. |
|||
|
- |
Documents rédigés dans un style plus soutenu pour un public autre que des collègues. |
|||
|
- |
Ecrits qui donnent un ton d'à-propos, p. ex., amical, respectueux, autoritaire, etc. |
|||
|
- |
Les écrits ne doivent pas contenir de fautes d'orthographe ou de grammaire. |
|||
|
- |
Documents rédigés suivant un modèle existant, tels que notes de service ou lettres dont la présentation est préétablie. |
|||
|
- |
Documents rédigés suivant un format préétabli tels que contrats, baux, rapports financiers ou descriptions de poste. |
|||
|
- |
Document dont la présentation peut exiger des éléments structuraux, tels que en-têtes, table des matières, notes de bas de page, etc. |
|||
|
- |
Ecrits structurés minutieusement dans un but donné. |
|||
|
- |
La rédaction peut exiger des modifications à un format existant, tel qu'une proposition ou un rapport, pour cadrer avec l'information concernée. |
|||
|
- |
Rédiger en fonction du public est un facteur important de la tâche de rédaction à ce niveau. |
|||
|
- |
Ecrits dont le ton et le style d'à-propos sont peut-être aussi importants que le contenu. |
|||
|
- |
Ecrits comportant une structure complexe, ayant plusieurs parties pour concilier un contenu varié. |
|||
Dimension: 3. Contenu des textes
|
- |
Des sujets concrets, courants, qui se rapportent à des questions de nature immédiate. |
|||
|
- |
Les textes traitent de questions courantes et peuvent varier légèrement suivant les cas. |
|||
|
- |
Des textes traitant de sujets inhabituels. |
|||
|
- |
Le contenu des textes à rédiger peut être vaste, mais facilement accessible auprès de sources établies. |
|||
|
- |
La rédaction peut nécessiter la collecte et la sélection de données. |
|||
|
- |
Les textes à rédiger peuvent traiter d'un sujet abstrait ou technique, obligeant à employer un vocabulaire spécialisé. |
|||
|
- |
Récrire ou modifier l'information écrite pour un public particulier, p. ex., récrire des documents techniques pour un public non spécialisé. |
|||
|
- |
Le contenu doit être créé à partir de renseignements obtenus de plusieurs sources ou découler d'une synthèse de ces renseignements. |
|||
DEFINITION
C'est un document administratif d'ordre interne c'est-à-dire qui circule à l'intérieur d'une même unité administrative et qui traite d'une affaire courante.
Elle est destinée:
- à un supérieur hiérarchique ou à un autre service, soit pour résumer des dossiers ou des documents, soit pour faire le point sur une question à expliciter.
- à un subordonné pour donner des indications sur un travail à réaliser.
La note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions.
Dans la mesure où elle est destinée à l'information, la note doit être brève et concise: son but est de faire gagner du temps au lecteur; elle doit résumer de façon synthétique l'ensemble de la question; logique: elle doit situer le problème, exposer clairement les arguments ou les faits, les discuter et conclure en proposant des solutions aux problèmes évoqués.
PRESENTATION DU DOCUMENT
La note obéit aux règles communes aux autres documents administratifs. Les mentions habituelles figurent (timbre, objet, référence), seul le libellé de la suscription change. Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire qualifié par son titre.
Formule de présentation : Note à l'attention de ...
LES DIFFERENTS TYPES DE NOTES :
- la note de service est couramment utilisée. Son but est d'informer tout ou partie du personnel d'une disposition officielle concernant l'organisation du service.
- la note explicative reprend un sujet déjà traité et y ajoute des explications. Elle sert à donner au destinataire des précisions qui lui permettront d'agir.
- la note impérative, plus directe et plus sèche que la note explicative, constate des erreurs ou des manquements.
- la note de synthèse consiste à rédiger un document clair, précis et cohérent à partir d'informations diverses, provenant de sources différentes, voire contradictoires.
Les décisions sont souvent prises à partir de notes de synthèse.