INSFP ES-SENIA

MODULE : TECHNIQUE D’EXPRESSION

INTITULE DU CHAPITRE LE MESSAGE À CARACTERE PROFESSIONNEL

TITRE : LE COMPTE RENDU

 

1-      DEFINITION DU COMPTE RENDU :

              Il est des actes, des événements marquants la vie de l’entreprise, dont il faut, en raison de leur importance ou de leur caractère singulier, garder un témoignage écrit : c’est le cas, par exemple, des réunions des membres du conseil d’administration des accidents de personnes ou de choses, des diverses manifestations qui peuvent être organisées dans le cadre de l’entreprise.

        D’autre part, il est de règle, à tous les échelons, que le responsable rende compte à l’échelles supérieur de l’exécution de la mission qui lui a été confiée, de l’activités dont il est chargé.

        Le compte rendu est donc essentiellement le récit, l’exposé plus ou moins détaillé ou circonstancié de faits, d’événements, de travaux, de discutions… Auxquels le narrateur a assisté activement ou nom.

        C’est une relation objective, exacte, précise de ce qui s’est passé, sans que le rédacteur ait à prendre parti, à intervenir personnellement pour le commenter. Il n’a à formuler, à l’intention du ou des destinataires du documents, aucune proposition d’action émanant directement de lui ; il n’interprète pas les faits en vue d’une conclusion, il ne propose pas de solution qu’il lui soit propre : s’il lui arrive d’analyser les faits, c’est pour mieux les définir pour mieux les situer dans l’ensemble auquel ils se rattachent, bref pour mieux informer le lecteur du document.

        Le compte rendu n’est soumis à aucune forme particulière. Il est établi soit au cours même de l’événement, au fur et à mesure où se dérouleront les fait décrits, soit à posteriori (mais dans le délai le plus court possible alors que l’évènement est encore très proche dans la mémoire) en utilisant les données recueillies pendant l’évènement : notes, prise en sténographie ou sur ruban magnétique des paroles échangées, documents de travail utilisées au cours de la réunion par exemple.

2-Les types du compte rendu :

En général il y’a deux types de compte rendu :

       -En premier lieu, le compte rendu, que l’on appelle parfois improprement (procès-verbal), est un document qui relate les débats d’une commission. Il est le plus souvent « analytique » c'est-à-dire qu’il se borne à rappeler l’essentiel des discussions et des résolutions. Mais lorsque l’importance des sujets ou la qualité de l’assemblée l’impose, les débats sont parfois reproduits in extenso, c’est ce qu’on appelle« le compte rendu sténographique». Cette forme de compte rendu est notamment utilisée dans les conférences internationales et dans les assemblées parlementaires. Dans les autres cas c’est presque toujours le compte rendu analytique qui est adopté.

Ce compte rendu n’est soumis à aucune forme particulière mais il doit être fois exacte, complète et succincte.

Il comporte :

          a)     L’en-tête de l’établissement.

          b)     Un titre, par exemple : compte rendu de la réunion du 20 Février 2006 relative au ramassage scolaire dans l’alsace.

          c)     Un prologue, c’est phrase liminaire rappelant la date et l’heure de la réunion lieu où elle est tenue, le nom et la qualité de la personne qui l’a présidée, un objet (ordre du jour), le nom et la qualité des personnes qui y ont  participé.

      Pour éviter toute erreur, le secrétaire de séance fait circuler une feuille, appelée liste d’émargement, sur laquelle chaque assistant inscrit son nom et sa qualité. La liste de ces personnes sera établie soit dans l’ordre hiérarchique soit dans l’ordre alphabétique.

On énuméra le nom et la qualité des personnes régulièrement convoquées et qui sont excusées ou absent.

 Exemple sur le prologue d’une réunion : 

       Le vendredi 20 Février 2007, s’est tenue à 15h30, à la sous-préfecture de Vitry, sous la présidence de M. … sous-préfet de Vitry, une réunion en vue d’examiner les possibilités d’organisation du ramassage scolaire dans l’île de france.

Assistaient à la réunion :

Mr (A)

Mr (B)

S’étaient excusés / ou étaient absent :

Mr (F)…..

Mr (N)….

        On mentionnera, lorsque cette condition est réglementairement ou statutairement prévue, si le quorum était atteint, c’est-à-dire si le nombre minimum des participants prévu pour que l’assemblée puisse valablement délibérer était bien atteint.

           d)     Vient ensuite les débats qui doivent être aussi succinct que possible tout en restant parfaitement intelligible. On ne mentionnera, avec l’indication du nom de l’intervenant, que les interventions d’un intérêt certain. Lorsque la discussion aura été sur un point particulier assez vif ou assez confus, on se bornera à l’évoquer par une formule générale du type :

« Au cours d’une discussion générale, le problème de la participation financière des parents a été évoqué, il a été décidé de reporter la décision a une réunion ultérieure. »

Ou :

« Un échange de vues, auquel participent MM. X…, Y…, Z…, a lieu sur le problème…

           e)     La fin du compte rendu comportera la mention suivante :

« L’ordre du jour étant épuisé la séance est levée à 17h30. »

Et s’il y a lieu :

                        « La prochaine séance aura lieu mercredi 11 mars 2007, à 15h30, à la sous préfecture de vitry. »

Le compte rendu d’une réunion est adressé aux personnes qui avaient été convoquées en même temps que la convention pour la réunion suivante. Lors de cette nouvelle réunion, il est, en début de séance, soumis par le président à l’approbation des membres présents qui peuvent proposer des modifications.

-En second lieu, il y’a le compte rendu hiérarchique est un document établi, soit proprio motu, soit sur ordre d’une autorité en vue de relater, d’une manière détaillée ou concise, un évènement ou une situation. Il a pour objet de rendre compte à un supérieur ou de conserver une trace écrite de ce qu’il contient.

          On établira, par exemple le compte rendu d’un accident, d’un incident, d’une mission. Le compte rendu hiérarchique « doit être d’une parfaite exactitude. Il précisera les dates, les lettres, les lieux, les circonstances, le nom, l’adresse, la qualité, parfois l’état civil des témoins ou des personnes qui sont mentionnées ou qui ont été entendues.

 

3-Les étapes du compte rendu :

 

          Faire le compte rendu d’une visite (musée, usine), d’un voyage, d’un stage, d’une entrevue, d’une enquête, d’une expérience (biologie), c’est raconter des faits aussi indiquer dans quelle optique on a agi et ce qu’on a retenu.

 

a)      L’introduction :  

 

Elle indique sommairement le sujet du compte-rendu, explique quel  but était recherché (domaine) et éventuellement quelle methode on a suivie.  

 

b)      L’objectif : (retenir l’essentiel et ordonner ses idées) :

 

         Le compte rendu des faits n’en retient que ce qui est intéressant pour le sujet étudie ; les évènements anecdotiques doivent être éliminé.

 

c)        La conclusion :

 

         Elle résume les principaux renseignements tirés de l’expérience, indique.

 

4-La rédaction du compte rendu :

 

         Le compte rendu est un écris « didactique », c’est-à-dire qu’il vise à renseigner, à donnez rapidement au lecteur des informations précises et accessibles.

Le plan suivi se repère facilement au travers des paragraphes, éventuellement surmontés de titres et de sous-titres une présentation aérée aide aussi le lecteur.

         On donne au compte rendu l’aspect d’un « reportage » objectif (montrant des faits indiscutables), en s’appuyant le plus possible sur des renseignements d’ordre descriptif et en évitant de formuler des « impressions » vagues ; il n’est pas interdit de prendre position, de donner un avis toute appréciation personnelle doit être justifiée : (exemple donné pour un compte rendu de travaux pratiques).

          L’écriture est neutre et efficace.

La recherche de la précision peut nécessiter l’emplois de termes spécialisés, mais on donne si nécessaire au lecteur leur équivalent en langage courant.

 

4-1 Le temps employé :

 

          Le temps verbal utilisé sera le passé composé puisque le compte-rendu rapporte des faits vécus avant le moment de la rédaction, mais aussi le présent « permanent » pour des constatations toujours valables au moment où l’on écrit.