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Le rapport est une des manières dont un subordonné
rend compte à son supérieur d’une question importante. Il doit être accompagné
de tous documents justificatifs généralement rassemblés dans une annexe.
Le
rapport diffère du compte rendu en ce qu’il a une portée plus générale, il
n’est pas une simple relation et il comporte généralement une conclusion, une
proposition.
Le
compte rendu relate des faits sans les interpréter ;le rapport, au
contraire, évoque non seulement un certain nombre de données objectives, mais
s’efforce d’en dégager des conclusions et d’aboutir à des propositions sue
lesquelles le destinataire du rapport aura à se prononcer.
Ces
propositions seront rédigées au conditionnel, ce qui souligne la liberté pour
le destinataire de les approuver ou de les rejeter.
Par
exemple, un rapport sur l’évolution démographique d’une circonscription pourra
conduire le rédacteur à proposer à l’autorité supérieure de développer les
programmes de construction de logements. Une mission, une enquête se traduiront
toujours par un rapport.
On
fera un rapport sur l’attitude, le comportement, le zèle et les qualités d’un
fonctionnaire ou, au contraire, demandera pour lui une promotion ou une
distinction.
Le
rapport comporte une introduction qui contient le plus souvent la référence aux
faits ou aux instructions qui sont à l’origine du document. Dans une première
partie, les faits seront relatés et analysés. Dans une seconde partie, on
étudiera les conséquences de ces faits, financières, économiques, sociales,
politiques et la conclusion comportera une proposition de décision. C’est
pourquoi, le rapport se termine généralement par une formule par laquelle
l’auteur demande au destinataire de se prononcer sur les solutions proposées et
qui est généralement la suivante :
« Si
ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de
bien vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation, pour
valoir décision.»
Traditionnellement, un rapport se compose de
trois parties, inégales en importance, qu’on désigne d’ordinaire sous les noms
d’exposé, de développement et de conclusion.
Chacune de ces parties a un
caractère bien défini, une utilité qui lui est propre :
1. L’exposé
fait connaître de manière
rapide, mais précise et complète, le sujet traité, l’objet du
rapport ; il peut se réduire à un simple titre porté en tête du document.
2. Le
développement, partie la plus
longue, contient toutes les explications,
toutes les justifications, toute l’argumentation relatives au sujet
traité. C’est lui qui constitue le fond du rapport ; dépend l’adhésion ou
l’indifférence du lecteur.
3. La
conclusion énonce sous une
forme claire et rigoureuse les solutions, les propositions du rédacteur, telles
que logiquement elles découlent du
développement.
Le procès-verbal et le compte
rendu sont donc, avant tout, des chroniques
dans lesquelles l’énoncé des faits tient la place principale.
Le rapport est un document
beaucoup plus complexe. Certes, il part, lui aussi, en règle générale, de faits
réels, sur lesquels il s’appuie, qu’il présente avec le même souci de clarté et
d’objectivité que les documents précités, mais il ne s’en tient pas à cela.
Il est une démonstration ;sa rédaction est ordonnée de manière à aboutir à une conclusion,
laquelle expose des décisions à prendre ou formule des vœux, des suggestions,
des demandes, des recommandations, un avis, des critiques…
LES TYPES DE RAPPORT
1. Rapports de
visite et rapport de stage.
2. Rapports sur
le rendement.
3. Rapports d’accident
du travail.
4. Rapports
d’accident de matériel.
5. Rapports
d’organisation.
Pour faire un bon rapport
Il ne faut pas
Il faut
· 1
Escamoter
l’objet ou la ne
pas omettre de décrire,
Démonstration ou la de démontrer, de conclure.
Conclusion
· 2
mettre
la conclusion dans
mettre chaque éléments à sa place
l’objet
ou confondre faits et
suppositions
· 3
que
l’objet omettre
que l’objet soit suffisamment
l’indication
d’un fait grave ou explicite
4
important
· rester vague être
précis et exact
· 
se perdre dans des détails
5
accessoires,
traîner en
être bref, sobre et concis, ne dire
longueur, se répéter que
l’essentiel
· 6
traiter
d’autre chose que
rester dans le sujet
du sujet
·
7
se
contenter d’affirmations
prouver par un raisonnement rigoureux
8
ou
d’impressions, de et des
arguments solides et bien liés
jugements non fondée
·
rédiger sans méthode, juxt- avoir un plan, classer les
idées dans
aposer une série de
notations un ordre
logique
· 9
donner
des explications
dire assez pour justifier la conclusion
10
incomplètes
· avoir un parti-pris ou être objectif et
impartial
11
manquer d’équité
·
12
être illisible ou incom- être clair
préhensible ou confus
·
oublier l’utilité chercher
un aboutissement pratique
· 13
insister
sur son activité,
se placer au point de vue du lecteur
sa participation propre
· 14
négliger
la forme, avoir un se
relire pour corriger fautes,
15
style trop familier ou
incorrect impropriétés,
répétitions
·
16
faire des phrases compliquées être simple pour bien
faire
pour faire bien
·
jeter ce livre
relire nos conseils
Exemple sur un rapport
05 mars 1969.
Atelier des presses
Rapport du chef d’atelier à
la Direction
OBJET : AVARIE D’UNE MACHINE A PRESSE
Ce jour, à 9h00, à
l’Atelier « P », un accident s’est produit à la machine à presse
Bilss 40 tonnes : calage et rupture de bielle.
La
presse a pu être décalée après deux heures d’effort.
Pendant
ce temps nous avons passé commande, à l’extérieur, d’une bielle de rechange. La
maison nous a signalé que, ce modèle ne se faisant plus, elle ne pourra nous
procurer une nouvelle bielle que dans un mois.
Nous
lui avons demandé que d’urgence elle fasse souder une nervure de renforcement
sur la bielle pour lui donner une résistance suffisante.
La bielle
est à fretter. Cette réparation pourra être effectuée par le tourneur du
service d’outillage ; ce qui représente le travail d’une journée. En outre
le remontage et la remise en route de la presse par l’équipe d’entretien
demanderont vraisemblablement une demi-journée. Soit un temps d’immobilisation
d’une journée et demie.
Pendant
la réparation de fortune, la pièce étant moins résistante, ne pourront être
effectués que des travaux demanderont moins de tonnage.
La
machine est vieille de trois ans. Elle a subi une rectification du vilebrequin
il y a six mois. Elle a été vérifiée le 07 février. Le montage était normal.
Il
y a eu faute de manœuvre de la part de l’ouvrière, Mme Torin, qui a mis sous la
machine deux pièces de 3mm, au lieu d’une, de sorte que l’épaisseur s’est
trouvée doublée. Cette faute est imputable, selon nous, à la fatigue ou à la
nervosité excessive de cette ouvrière.
En
conséquence nous estimons qu’il y aurait lieu :
1. d’affecter Mme
Torin à un poste exigeant moins d’attention ;
2. de prendre à
la mise en route les précautions d’usage en essayant la pièce à vide, puis en
faisant le travail pour une tôle moins épaisse ;
3. d’étudier la
possibilité de disposer sur la machine un guide moins haut, qui empêche le
passage de deux épaisseurs.